在会议前期准备工作中，会场的挑选是必不可少的工作，那筹划者就在想了：会议选址至少应该顾及什么？怎么选？
一般筹划者在从事会议规划时，都以"方便"--主席的方便以及与会者的方便，作为会议选址的依据。这样做并不妥当，因为"方便"只是会议选址的诸种考虑之一。会议选址至少应顾及下列七个要素： (1)会场必须有空档且可供使用。 (2)会场必须够大以便容纳与会者及视听器材。有人认为平均每一位与会者若能拥有1.5米2的空间，才算理想。 (3)必须拥有包括桌椅在内的适当家具。会议时间愈长，所使用的桌椅愈应令与会者感到舒服。不过，却不应该令与会者舒服到无心开会的地步。
(4)必须拥有充足的照明及通风设备。
(5)必须能免于声音、电话、访客等干扰，以防与会者分心。 (6)必须令主席及与会者大致方便。 (7)成本必须在预算范围之内。 在上面七个要素之中，前四个可视为任何会议地点的必备条件，缺一不可，但后三个要素则往往因相互冲突而无法同时具备。例如：为节省开支及令与会者大致方便，筹划者将会议地点定在与会者办公室的附近。但是，由于会议地点太接近办公室，就会在会议进行中常有电话或访客的干扰。此外，与会者也常在会议进行中伺机进出会场。反过来说，倘若为了令与会者专心开会，筹划者就将会议地点改在远离与会者办公的地方。但是会议地点遥远，不但令与会者感到不便，而且也令会议成本因而提高。
许多管理者对会议地点的选择都有这样的共同认为：一般性的会议或是为时较短的会议，原则上应在与会者办公室附近召开，但是特别重要的会议或是为时较长的会议，则应选择远离与会者办公室的地方召开。还有就是有可能公司人数较多，公司没有足够的会场提供给员工开会，只能选附近的酒店会场或会议中心。此外公司为员工的福利，安排度假型会议，一般会场会选择是周边度假村。 |
